2.7 Diferencia de la mejora de Sistemas

Cuando ocurre un mal funcionamiento de sistema, existe una tendencia natural a buscar las causas dentro del sistema, es decir, culpar del mal funcionamiento a la desviación que uno de los subsistemas hace de su conducta normal. La metodología del mejoramiento de sistemas se basa en el enfoque analítico o paradigma de ciencia, el cual predica una limitación de las causas del mal funcionamiento dentro de los límites del sistema. Cuando tratamos la falta de apetito de un niño, descartamos la seriedad de la enfermedad atribuyéndola a causas dentro del sistema, como por ejemplo, demasiada comida ingerida anteriormente o un virus. Es solamente cuando el apetito del niño no se recupera en un corto plazo, que comenzamos a sospechar causas fuera de su medio; es decir, se traen al cuadro otros sistemas.

La exposición razonada del mejoramiento de sistemas, tiende a justificar sistemas como fines en sí mismos, sin considerar que un sistema existe solo para satisfacer los requerimientos de sistemas mayores en los cuales este mismo está incluido. Un caso en cuestión lo proporciona un sistema de educación en el cual los administradores están interesados únicamente en la solución de problemas operantes internos. El síndrome de mejoramiento de sistemas remplaza objetivos a largo plazo con otros inmediatos y oculta la misma razón de existencia del sistema. La justificación de un sistema de educación debe satisfacer las demandas de la comunidad a largo plazo y proporcionar empleos para sus graduados. Cuando estos últimos dejan el sistema y no pueden encontrar trabajo, es el sistema de educación el que esta parcialmente defectuoso. La causa de este mal funcionamiento no puede atribuirse solamente a las razones encontradas dentro del sistema, como por ejemplo, defectos de estructura u operación. Debe diagnosticarse y corregirse la función mediante la planeación de las salidas del sistema de educación en relación con las demandas de otros sistemas con los cuales se interrelaciona.

Restauración del sistema a la normalidad

El mejoramiento de sistemas se basa en la identificación de desviaciones entre la operación real de un sistema y lo que generalmente se denomina "normal" o "estándar". Después de que se han especificado esas desviaciones, se identifica su causa a fin de corregir malos funcionamientos. El camino para corregir muchos problemas de sistemas sigue esta línea de ataque. Un ejemplo lo proporciona el sistema de bienestar social, a menudo perjudicial. Un extenso estudio de la situación revela que tratar de resolver los problemas internos del sistema como existe en el presente, no proporciona efectos duraderos. En el mejor de los casos, nuestros esfuerzos reducen la fluctuación de bienestar temporalmente y, en el proceso, afectan la entrada de muchas familias e individuos necesitados. No puede resultar una solución duradera de un mejoramiento en la operación de los sistemas existentes en la actualidad. Esta requiere un rediseño completo. Lo que se necesita no es otra investigación para determinar que tantos receptores de bienestar están "engañando" (es decir, encontrar las desviaciones entre las operaciones reales y las reglas o normas establecidas). Un mejoramiento de operaciones no es un mejoramiento duradero. Debemos rediseñar el sistema que proporciona ayuda al que se encuentra en desventaja. El mal funcionamiento de los sistemas actuales está compuesto por cambios parciales desunidos en los sistemas y sus componentes. Lo que se necesita es una reparación completa del sistema total, un nuevo diseño de sistemas.

Supuestos y objetivos incorrectos y obsoletos

No es cosa del otro mundo encontrar organizaciones en las cuales la formulación de supuestos y objetivos no hayan sido expresados en forma explícita. En este contexto no tiene sentido fomentar el mejoramiento de sistemas. Cuando no existen los estándares, los autores de las decisiones carecen de dirección y no pueden determinar la eficacia de su política.

Muchos de nuestros mejoramientos de sistemas se emprenden bajo razones erróneas y conducen a soluciones que son peores que la situación que intentaron resolver. Muchos ejemplos de mejoramiento de sistemas dan origen a supuestos y objetivos defectuosos. Un ejemplo es el intento para resolver el problema de la congestión en las vias rápidas, es decir, la construcción de más vias para incrementar su capacidad. Ninguna ciudad es inmune a este síndrome. Cuando ocurren cuellos de botella, se ordena un cálculo de tráfico y se toma una decisión para ampliar la calle o vía publica de manera que puedan circular más autos y más tráfico. Es obvio que el agregar vias es un mejoramiento de sistemas en el mejor sentido de la palabra. Sin embargo, este mejoramiento será por corto tiempo, debido a que está basado en supuestos y objetivos erróneos. Durante un tiempo, el agregar vias alivia la congestión. Sin embargo, las nuevas vias pronto estarán congestionadas con más automóviles, lo que a su vez requiere más concreto -un circulo vicioso que solo terminara después de que nos hayamos abierto paso muchas veces.

La fundamentación de este tipo de mejoramiento se basa en supuestos fuertemente sostenidos que son difíciles de cambiar. La necesidad de construir vias públicas supone que no hay las suficientes y que los viajeros quieren llegar a su destino tan pronto como sea posible y en línea recta. Estos supuestos pueden ya no ser validos al tiempo cuando el sistema interestatal de vias publicas como se concibió originalmente este casi completo y cuando nos demos cuenta de que mas vias publicas y más amplias, no necesariamente proporcionan mayor fluidez en la carretera. Además, los ciudadanos han expresado el deseo de preservar la belleza escénica y están dispuestos a pagar más por una ruta que la conserve. Persistir en "mejorar" el sistema de vias públicas es hacer caso omiso del hecho de que las premisas originales en las cuales se diseño el sistema han cambiado. Mejorar un concepto de diseño obsoleto debe conducir a algo menor que el sistema óptimo. En vez de tratar de mejorar el sistema de carreteras se deberían buscar alternativas en la escala de los sistemas más grandes -es decir, en la escala del sistema de transporte.

¿Planificador líder" o "planificador seguidor"?

Otra manifestación del problema de mantener los supuestos incorrectos y buscar los objetivos erróneos puede referirse a conceptos diferentes del planeamiento y del papel del planificador. Desde un punto de vista, el planear para las necesidades sociales, es un proceso que da por hecho las tendencias actuales y simplemente las extrapola para determinar la forma de los sistemas por venir. En este punto, la planificación se basa en la premisa de que las fuerzas que dan forma a las tendencias actuales, son irreversibles e intocables. A esto se le llama "planear para satisfacer las tendencias". Lo cual permite que las fuerzas actúen sobre los eventos para dictar las necesidades. Desde otro punto de vista, que hemos decidido llamar "planear para influir en las tendencias", el planificador se esfuerza por determinar los efectos objetables de las tendencias actuales y trata de animar la elección de las alternativas que se opongan a ellas. Desde esta perspectiva del planeamiento, es imperativo percibir los efectos adversos de las posibles alternativas antes de que se implementen, y proporcionar incentivos para evitar resultados indeseables.

Es obvio que el papel del planificador difiere en las dos clases de planeamiento descritas anteriormente. En una, el planificador desempeña el papel de seguidor, y en la otra, el papel de líder. Cuando el planeamiento encabeza, este anticipa el impacto de diseño en vez de ser simultánea. El planear entonces funciona como se pensaba, es decir, promover y diseñar un crecimiento ordenado, en lugar de dejar que este suceda o que los resultados se produzcan sin influir en las fuerzas que lo forman.

En la actualidad, cuando las personas van en sus automóviles al centro de las grandes ciudades, se construyen con más frecuencia vias rápidas adicionales, puentes y estacionamientos para satisfacer estos requerimientos. El planeamiento y el planificador están renuentes a influir o interferir en los hábitos adquiridos y tendencias establecidas. Ellos consideran al individuo y sus idiosincrasias como sagrados e intocables. Otro ejemplo ilustrara con mayor detalle este punto. Estudios sobre la población de aeropuertos muestran que del 15 al 50% de la población del aeropuerto estimada diariamente puede consistir de visitantes quienes van al aeropuerto a despedir a sus parientes y amigos. El resto de la población está compuesta por pasajeros y empleados, quienes puede decirse que tienen negocios legítimos que tramitar ahí. La amplia variedad en los porcentajes puede presumiblemente atribuirse a la dificultad relativa o facilidad de acceso entre diferentes aeropuertos, o a la alternativa de instalaciones de abordaje proporcionadas en las grandes ciudades. Estos estudios además sugieren que más de una tercera parte de los viajes a un aeropuerto pueden generarlo los visitantes, y el resto, los viajeros y empleados del aeropuerto. En tanto que los porcentajes pueden variar de una ciudad a otra y de un aeropuerto a otro, corresponde a las autoridades locales considerarlos, antes de emprender proyectos para construir vias rápidas adicionales para dar servicio a los aeropuertos con un tráfico creciente. 

Generalmente, los planificadores de ciudades, vias rápidas y aeropuertos juegan con las tendencias actuales, y nunca cuestionan la premisa que deben continuar los viajes innecesarios. Agrandan los aeropuertos y vias rápidas, y comprometen fondos y recursos, para dar servicio tanto a viajeros como a visitantes. Esto no tiene sentido en absoluto. Dada la elevada proporción de visitantes no viajeros, el planeamiento debe desanimar a estos de entorpecer las vias rápidas, proporcionando alternativas e instalaciones adecuadas para ellos, para encontrar y saludar a sus amigos. Esto evitara la necesidad de construir mas vias para dar servicio a lo que obviamente es un tráfico innecesario.

        Siempre nos hemos defendido de intentar cambiar tendencias y de tomar la delantera para influir en las necesidades. Esto se ha hecho en nombre de la libertad del individuo, el llamado derecho inalienable del individuo de hacer lo que le plazca. Hemos llegado al punto en que al individuo ya no puede permitírsele hacer lo que le plazca. En el caso que se acaba de ilustrar, obviamente no habría el cemento suficiente para pavimentar carreteras que permitieran a todos los que no viajen, el acceso a los aeropuertos. Necesitamos imponer algunas restricciones sobre los viajes innecesarios e influir en su naturaleza y composición. Sin duda, la libertad y los derechos individuales se encuentran en peligro de corroerse más, a menos que el planificador actué sobre el impacto nocivo de las tendencias actuales y cambie su posición en relación a la infalibilidad de los supuestos largo tiempo sostenidos. La limitación de nuestros recursos naturales y los elaborados por el hombre lo demanda. En el contexto de diseño de sistemas, el planificador debe ser un "planificador líder", en vez de un "planificador seguidor".

Las barreras de las jurisdicciones legales y geográficas

La filosofía del mejoramiento de sistemas no puede competir con la fragmentación legal y geográfica de jurisdicciones que pueden existir entre sistemas y que evitan a los autores de decisiones tomar una acción convenida para resolver los problemas de sistemas. Pueden citarse muchos de estos ejemplos. En el área de los recursos de agua, proporcionar agua donde hay escasez, requiere una consideración del abastecimiento de agua desde una perspectiva regional, interestatal, e incluso intercontinental. La investigación de alternativas posibles generalmente se ve severamente limitada por los requerimientos impuestos por los límites jurisdiccionales legal y geográfico. Un estudio rápido de los distritos de agua en California, revela que cada ciudad ha resuelto el problema de asegurar el agua para sí misma, sobre la base de acuerdos locales o regionales, sin referirse a una política estatal más amplia.

Una multitud de ejemplos ilustran la necesidad de superar las barreras tradicionales antes que pueda Llegarse a su solución. Es obvio que los intentos para mejorar la calidad de vida requerirán más que los estatutos locales que prohíben la descarga de desechos en ciertos ríos, o el quemar las hojas en ciertos lugares. El mejorar las condiciones del medio, no puede hacerse dentro del contexto de los actuales límites legal y geográfico. El advenimiento del transporte supersónico afecta a aeropuertos que no cuentan con las instalaciones suficientes para manejar el aumento en el número de pasajeros a municipios cuyos residentes se quejan de los amenazantes niveles de ruido, y a aéreas cuya atmósfera estará contaminada por los escapes de los grandes aviones. Estos problemas y muchos otros rebasan los límites de las jurisdicciones tradicionales, y tendrán que resolverse en el contexto de un sistema mayor en el cual se incluyan todos los demás sistemas -en resumen, del sistema total.

Descuido de los efectos secundarios

El mejoramiento de sistemas tiende a omitir los efectos no deseados que la operación en un sistema puede causar en los demás. El problema al que ya nos referimos, de controlar la calidad del medio, se centra en crear una agencia de observancia lo suficientemente amplia y poderosa para que abarque todos los intereses, una que pueda estar en posición de imponer requerimientos justos y significativos en todos. Requerir a los automovilistas que usen un equipo de control en los escapes de sus automóviles puede interpretarse como efectivo, solamente en el contexto de una solución que surta efecto al nivel de un sistema mayor, el cual incluya no solo al público, sino a la iniciativa privada, industria, gobierno y milicia.

El mejoramiento de sistemas aislados puede tener repercusiones en otros sistemas, como lo ilustra el loable objetivo de mejorar la salud de la población a fin de incrementar la expectativa de vida. Mientras que la salud mejora, puede en forma aislada parecer benéfico desde el punto de vista del bienestar físico de nuestros ciudadanos ancianos, esta acción debe considerarse en un contexto más amplio, que incluya su bienestar psicológico, así como el físico. Es inútil prolongar la vida (un mejoramiento de sistemas), si las personas ancianas no cuentan con recursos financieros o ratos de ocio para disfrutar su más larga vida. Alargar la vida a través de un mejoramiento en las mediciones de cuidado en la salud, es un ejemplo típico de mejoramiento de sistemas que hace caso omiso de los intereses de sistemas mayores.

Es importante estructurar una "sensibilidad" ante "los riesgos de la suboptimización", un peligro que incluye, seleccionar objetivos para unidades de operación local que no están a tono con los propósitos mayores de la organización como un todo. De cierta manera, surge también el problema cuando la administración se optimiza con respecto a los costos privados, sin referirse a los costos sociales, olvidando por tanto "los costos externos de producción que son virtualmente el acompañante inevitable de los costos internos de producción".

Mejoramiento de sistemas como un método de investigación

Por las razones expuestas anteriormente, el mejoramiento de sistemas y el paradigma de ciencia fallan como métodos útiles de investigación en la búsqueda de soluciones a los problemas de sistemas complejos. El mejoramiento de sistemas tiene una larga historia, está bien parapetada, y tomara mucho tiempo remplazarla. Se ha utilizado bajo nombres diferentes en todas las clases sociales. Los defensores de la simplificación, la reducción de costos y la eficiencia, continúan vendiendo mejoramiento de sistemas bajo diferentes formas a las ciudades, gobiernos, distritos escolares, bibliotecas, e incluso negocios e industrias. Al desarrollarse este tema, argumentaremos por la adopción del enfoque de sistemas o paradigma de sistemas que pueden también llamarse teoría general de sistemas. Todo critico o autor de alguna campaña afirma que su solución es nueva y revolucionaria.